Personalbedarf berechnen: Wie viele Kräfte für Ihre Schichten?
Den Personalbedarf berechnen Sie aus den jährlich zu besetzenden Stunden, geteilt durch die Netto-Jahresarbeitszeit einer Vollzeitkraft, mal dem Ausfallfaktor. Beispiel: 12 Schichten à 8 Stunden an 365 Tagen ergeben 35.040 Besetzungsstunden im Jahr; eine Vollzeitkraft mit 38,5-Stunden-Woche kommt nach Urlaub, Feiertagen und Fortbildung auf 1.655,5 Stunden — bei 11,6 Prozent Ausfallquote sind das rund 24 Vollzeitkräfte.
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Ausfallquote (Krankheit): 11,6 %
Anteil der planbaren Arbeitszeit, der krankheitsbedingt ausfällt. Er ersetzt einen pauschalen Puffer: Krankheit ist NICHT zusätzlich in der Netto-Jahresarbeitszeit abgezogen, sondern steckt genau hier — einmal.ca. 24 Vollzeitkräfte (23,94 exakt)
Für F6/S4/N2 à 8 h an 7 Tagen/Woche. Ohne jeden Ausfall wären es 21,17 VZÄ; der Ausfallfaktor 1,131 = 1 ÷ (1 − 11,6 %) deckt die Krankheitszeiten ab.
| Besetzungsstunden/Jahr | 12 Schichten × 8 h × 365 Tage = 35.040 h |
| Netto-Jahresarbeitszeit je Vollzeitkraft (ohne Krankheit) | 215 AT × 7,7 h = 1.655,5 h |
| = Bedarf ohne Ausfall (VZÄ) | 21,17 |
| × Ausfallfaktor 1 ÷ (1 − 11,6 %) | 1,131 |
| = Personalbedarf, aufgerundet | 23,94 → 24 VZÄ |
So wird gerechnet
Schritt 1 — Besetzungsstunden: Früh-, Spät- und Nachtbesetzung ergeben die Schichten pro Tag; multipliziert mit der Schichtdauer und den Betriebstagen pro Jahr (7/7 = 365) folgen die jährlich zu besetzenden Stunden (6 + 4 + 2 = 12 Schichten × 8 h × 365 = 35.040 h).
Schritt 2 — Netto-Jahresarbeitszeit: 365 Kalendertage minus 104 Ruhetage ergeben 261 potenzielle Arbeitstage. Abzüglich Urlaub, Feiertagen und Fortbildung (30 + 11 + 5) bleiben 215 planbare Arbeitstage, bei 38,5 Wochenstunden also 215 × 7,7 = 1.655,5 Stunden. Krankheit wird hier bewusst nicht abgezogen — sie kommt in Schritt 3 genau einmal ins Spiel.
Schritt 3 — Ausfallfaktor: Der krankheitsbedingte Ausfall ist der Kehrwert der Verfügbarkeit, nicht ein pauschaler Aufschlag: 1 ÷ (1 − Ausfallquote). Bei 11,6 Prozent also 1 ÷ 0,884 ≈ 1,131. Die Faustformel „1 + Quote“ ist etwas anderes und unterschätzt den Bedarf — bei einer Quote von 27,2 Prozent um 7,4 Prozent.
Schritt 4 — Ergebnis: Besetzungsstunden geteilt durch Netto-Jahresarbeitszeit, mal Ausfallfaktor, aufgerundet (35.040 ÷ 1.655,5 = 21,17 × 1,131 ≈ 23,9 → 24 VZÄ). Dieselbe Formel steht ausführlich im Ratgeber „Personalbemessung: die Formel und was sie verschweigt“. Auch dieses Ergebnis ist noch keine Reserve: Eine Häufung von Ausfällen oder die Ruhezeit nach § 5 ArbZG bringt einen Plan ohne Springer-Konzept in die Unterdeckung.
PeBeM-Modus: Für die vollstationäre Pflege rechnet der zweite Modus die Personalanhaltswerte nach § 113c SGB XI (verbindlich seit 01.01.2026): je Bewohner:in und Pflegegrad ein VZÄ-Höchstwert, verteilt auf Fachkräfte sowie Hilfskräfte mit und ohne Ausbildung. Diese Werte sind die Obergrenze für die Pflegesatzverhandlung; der Ausfall ist darin nicht enthalten.
Häufige Fragen
Sie teilen die jährlich zu besetzenden Stunden (Schichten pro Tag mal Schichtdauer mal Betriebstage) durch die Netto-Jahresarbeitszeit einer Vollzeitkraft und multiplizieren mit dem Ausfallfaktor 1 ÷ (1 − Ausfallquote). Entscheidend ist, dass der Ausfall genau einmal einfließt: entweder in der Netto-Jahresarbeitszeit oder im Ausfallfaktor, nie in beidem.
Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI ist seit dem 1. Januar 2026 verbindlich. Sie ersetzt die starre Fachkraftquote durch einen bedarfsorientierten Schlüssel: je Pflegegrad ein VZÄ-Wert, verteilt auf drei Qualifikationsniveaus. Der PeBeM-Modus dieses Rechners bildet diese Anhaltswerte ab.
Der Standard-Modus rechnet schicht- und ausfallbasiert (wie viele Kräfte für Ihre Schichten). Der separate PeBeM-Modus rechnet die pflegegradbezogenen VZÄ-Höchstwerte nach § 113c SGB XI aus Ihrer Bewohnerstruktur. Beide sind eine Orientierung, keine verbindliche Personalbemessung.
Der Bedarf ohne Ausfall ist die 100-Prozent-Deckung für den störungsfreien Fall. Der Ausfallfaktor holt den durchschnittlichen Krankenstand herein, mehr nicht: Eine Grippewelle, ein Ausfallschub oder Ruhezeit-Restriktionen nach § 5 ArbZG liegen über dem Durchschnitt und führen weiter in die Unterdeckung — mit dem Risiko von Verstößen gegen die Höchstarbeitszeit. Dafür braucht es ein Ausfallkonzept, keinen zweiten Aufschlag in der Formel.
Sehr stark — er steckt vollständig in der Ausfallquote. In der Pflege liegen die Fehltage deutlich über dem Durchschnitt (TK-Auswertung 2025: Altenpflege 32,7, Krankenpflege 25,8 Tage). Der Standardwert von 11,6 Prozent ist aus 25 Kranktagen auf 215 planbare Arbeitstage hergeleitet; setzen Sie Ihre eigene Quote ein. Weil der Faktor der Kehrwert der Verfügbarkeit ist, wirkt jeder zusätzliche Punkt überproportional.
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